Наиболее часто встречающиеся случаи нарушения юридическими лицами обязательных требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации при проведении проверок Архивным управлением Ленинградской области

Наиболее часто встречающиеся случаи нарушения юридическими лицами обязательных требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации  при проведении проверок Архивным управлением Ленинградской области

Требование законодательства об архивном деле в Российской Федерации

Ссылка на нормативный правовой акт, устанавливающий требование.

Оформление дел:

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

п.1.3. постановления Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года № 83  (далее – Постановление);

п.п. 4.19 - 4.24 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования

документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных  приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526  (далее – Правила)

Наличие  в организации описей дел:

На документы постоянного хранения и по личному составу составляются:

- описи дел постоянного хранения  

п. 5.5 Правил

– описи дел  по личному составу

Качество оформления описей:

п.1.3. Постановления

– титульный лист, оформляется  в соответствии с требованиями;

п. 5.5. Правил

– наличие  предисловия;

п. 5.5. Правил

– форма описи соответствует требованиям;

п. 5.5. Правил

- полнота состава документов дела (соответствует номенклатуре дел);

п. 5.5. Правил

– наличие исторической справки, дополнения к ней.

 п. 5.5. Правил

Организация хранения документов в архиве:

п.п. 1.1., 1,2  Постановления

– наличие средств картонирования (коробки для хранения документов, папки;

– документы должны быть переданы  в архив из структурных подразделений;

п. 2.35 Правил

п. 1.7. Постановления

п. 4.1. Правил

–дела должны быть размещение в архивохранилище  на металлических стеллажах, закартонированы.

п. 2.35  Правил

Рекомендации юридическим лицам

по принятию мер в целях недопущения

В целях недопущения нарушения вышеперечисленных требований необходимо принять следующие меры:

Приказом  назначить ответственного за архив.
По окончании календарного  года обязать структурные подразделения организации или ответственных за определенные участки  работы организации (за ведение определенных видов документов) провести экспертизу ценности и оформить дела постоянного хранения и по личному составу, а затем передать их в архив по сдаточным описям.
Ответственному за архив осуществить проверку правильности оформления дел и  составить на основе   сдаточных описей сводную опись дел постоянного хранения и по личному составу в 4-х экземлярах.  
На заседании экспертной комиссией организации рассмотреть и согласовать подготовленную опись дел.
После согласования экспертной комиссией опись дел утвердить руководителем организации.
Хранение утвержденной описи дел осуществлять в архиве организации или у ответственного за архив.  Дело с утвержденными описями дел вноситься в обязательном порядке в номенклатуру дел организации.

Консультации по оформлению описей, подготовке предисловий, полноте состава документов и подготовке исторической справке проводятся работниками Архивного управления Ленинградской области  на личном приеме и по телефонам: 8 (812)611-41-77, 611-41-76.