Утвержден
приказом
архивного комитета
Ленинградской области
от 22.03.2011 № 9

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент исполнения государственной функции «Учет архивных документов и архивных фондов».
1.1. Административный регламент Архивного управления Ленинградской области по исполнению государственной функции «Учет архивных документов и архивных фондов» (далее - Административный регламент) разработан в целях централизации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном казенном учреждении «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» (далее - ГКУ ЛОГАВ), государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, государственных органах и организациях - источниках комплектования ГКУ ЛОГАВ (далее - источники комплектования).

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области (организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Исполнение государственной функции осуществляется Архивным управлением Ленинградской области (далее - Архивное управление).
3. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется отделом формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
4.1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 год, № 43, ст. 4169);
4.2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 года);
4.3. Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации». Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 июля 1997 года, регистрационный № 1344 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 17, 1997 год);
4.4. Приказом Федеральной архивной службы от 23 октября 2000 года № 64 «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»;
4.5. Постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 года № 12 «О переименовании Архивного комитета Ленинградской области в Архивное управление Ленинградской области и об утверждении Положения об Архивном управлении Ленинградской области» (Официальный интернет-портал Администрации Ленинградской области http://www.lenobl.ru, 3 февраля 2014 года).

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение в установленных единицах учета количества и состава архивных документов, хранящихся в ГКУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования ГКУ ЛОГАВ.
6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является фиксация изменений количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ГКУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования в сводных документах государственного учета.

Физические и юридические лица и(или) их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти (организациями) при исполнении государственной функции

7. Учет архивных документов осуществляется в отношении следующих субъектов:
7.1. ГКУ ЛОГАВ;
7.2. Государственных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации;
7.3. Источников комплектования.

Взимание платы за исполнение государственной функции

8. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. Порядок исполнения государственной функции

Информирование о правилах исполнения государственной функции

9. Местонахождение Архивного управления Ленинградской области: 191124, Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3, тел. (812)539-4175, факс (812) 539-5144», e-mail: arh@lenreg.ru.
10. График работы Архивного управления:

День недели	Время работы	Приемные дни	
Понедельник	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Вторник	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Среда	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Четверг	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Пятница	с 9.00 до 17.00	приемный день	

11. Сведения о местонахождении Архивного управления, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive.
12. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- при личном обращении;
- по письменным обращениям;
- в электронном виде;
на странице Архивного управления по адресу: http://www.archive.lenobl.ru.
13. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.
14. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.
15. При личном обращении работник Архивного управления обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного управления и предоставить информацию в соответствии с настоящим Административным регламентом.
16. При информировании по письменным обращениям работники Архивного управления обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.
17. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.
18. Письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются в течение 30 дней.
19. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.
20. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного управления, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:
- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного управления;
- блок-схема исполнения государственной функции;
- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц Архивного управления;
- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;
- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;
- основания отказа в исполнении государственной функции;
- выписка из текста настоящего Административного регламента.
21. Перечисленная в пункте 20 настоящего Административного регламента информация располагается также на портале государственных услуг Ленинградской области по адресу http://www.gu.lenobl.ru и интернет-странице Архивного управления по адресу: http://www.archive.lenobl.ru.

Сроки исполнения государственной функции

22. ГКУ ЛОГАВ представляет документы государственного учета в Архивное управление ежегодно не позднее 15 января следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом.
23. Государственные музеи и библиотеки представляют документы государственного учета раз в три года до 15 января следующего за отчетным года.
24. Источники комплектования представляют документы государственного учета ежегодно до 25 декабря текущего года.
25. Архивное управление Ленинградской области ежегодно:
- до 15 февраля следующего за отчетным года составляет сводные документы государственного учета;
- до 1 февраля следующего за отчетным года включает копию массива данных, введенных ГКУ ЛОГАВ в Программный комплекс (ПК) «Архивный фонд» (далее - учетная база данных) в ПК «Фондовый каталог».

Документы, необходимые для исполнения государственной функции

26. В целях исполнения государственной функции ГКУ ЛОГАВ представляет в Архивное управление следующие документы:
26.1. Паспорт государственного архива на 1 января 20__ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
26.2. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20__ года (приложение 2);
26.3. Карточки фондов (приложение 3);
26.4. Копию массива данных учетной базы данных на 1 января 20__ года на электронном носителе в 1 экземпляре или по электронной почте (перечень реквизитов, обязательных для заполнения в учетной базе данных, представлен в приложении 4).
27. В целях исполнения государственной функции государственные музеи, государственные библиотеки представляют в Архивное управление следующие документы:
27.1. Паспорт государственного музея на 1 января 20__ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
28. Паспорт государственной библиотеки на 1 января 20__ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему.
29. В целях исполнения государственной функции источники комплектования ГКУ ЛОГАВ представляют в Архивное управление следующие документы:
29.1. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря 20___ года (приложение 6).

Основания для приостановления исполнения государственной функции

30. Исполнение государственной функции приостанавливается в случаях:
30.1. Непредставления (несвоевременного представления) учетных документов в Архивное управление субъектами, указанными в пункте 7 настоящего Административного регламента;
30.2. Необходимости устранения недостатков в поступивших документах государственного учета.

Основания для прекращения исполнения государственной функции

31. Исполнение государственной функции прекращается в случае снятия с учета документов Архивного фонда Российской Федерации либо в случае невозможности устранения недостатков в поступивших документах.

Требования к местам исполнения государственной функции

32. Исполнение государственной функции осуществляется в здании Архивного управления.
33. Местами для приема посетителей в Архивном управлении являются кабинеты.
34. Внутри здания размещаются указатели нахождения соответствующих кабинетов.
35. Места ожидания приема в Архивном управлении обеспечиваются стульями или скамьями.
36. Кабинеты должны быть оборудованы средствами охранно-пожарной сигнализации, соответствовать санитарным правилам и нормам.
37. В здании, где осуществляется прием посетителей, на информационных стендах размещается информация о порядке исполнения государственной функции.
38. Рабочее место работника Архивного управления, осуществляющего прием посетителей, должно быть обеспечено телефонной связью (в том числе междугородной и внутренней) и компьютером.

III. Административные процедуры

39. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):
- прием и регистрацию документов государственного учета, копии массива учетной базы данных и передача их на исполнение;
- анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета;
- обновление ПК «Фондовый каталог» и анализ массива данных учетной базы данных ГКУ ЛОГАВ;
40. Блок-схема административных процедур представлена в приложении 7 (не приводится) к настоящему Административному регламенту.

Прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение

41. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документа государственного учета, учетной базы данных (далее - документы) к работнику Архивного управления, уполномоченному осуществлять прием и регистрацию почтовой корреспонденции (далее - уполномоченный специалист).
42. При приеме документов уполномоченный специалист осуществляет их регистрацию.
43. После регистрации уполномоченный специалист передает документы на исполнение в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления (далее - отдел).
44. Срок выполнения административной процедуры составляет два календарных дня.
45. Результатом выполнения административной процедуры является передача документов на исполнение в отдел.

Анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета

46. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в отдел.
47. После поступления документов в отдел они передаются начальнику отдела.
48. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за проведение анализа документов и подготовку сводных документов государственного учета (далее - ответственный исполнитель), и передает поступившие документы ответственному исполнителю.
49. Ответственный исполнитель проверяет документы на предмет комплектности и правильности оформления.
50. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов ответственный исполнитель информирует об этом уполномоченного представителя органа или организации из числа субъектов, указанных в пункте 7 настоящего Административного регламента (далее - представитель органа или организации), направившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.
51. Представитель органа или организации обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивное управление копию исправленного документа по факсу или по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.
52. Представитель органа или организации не позднее десяти дней с момента направления копии исправленного документа по факсу или электронной почте обязан направить (представить) оригинал исправленного документа в адрес Архивного управления.
53. При установлении правильности оформления и комплектности документов ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета.
54. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.
55. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.
56. После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет сводные документы государственного учета и пояснительную записку к ним.
57. Сводные документы государственного учета визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела для визирования.
58. Начальник отдела визирует документы и представляет завизированные сводные документы государственного учета начальнику Архивного управления для подписания.
59. После подписания начальником Архивного управления сводных документов государственного учета один экземпляр сводных документов государственного учета подшивается в дело согласно номенклатуре дел, а второй экземпляр направляется в Федеральное архивное агентство.
60. Срок выполнения административной процедуры составляет тридцать календарных дней с момента поступления документов в отдел.
61. Результатом исполнения административной процедуры является подписание начальником Архивного управления сводных документов государственного учета.

Обновление ПК «Фондовый каталог» и анализ массивов данных учетной базы данных

62. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление копии массивов данных учетной базы данных ГКУ ЛОГАВ в отдел.
63. После поступления документов в отдел копия массивов данных учетной базы данных передается начальнику отдела.
64. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за обновление ПК «Фондовый каталог» и проведение анализа массивов данных учетной базы данных ГКУ ЛОГАВ (далее - ответственный исполнитель), и передает поступившие документы исполнителю.
65. Ответственный исполнитель проверяет представленные массивы учетной базы на предмет комплектности файлов.
66. При выявлении неполного состава файлов в представленном массиве данных ответственный исполнитель информирует об этом по телефону ответственного исполнителя ГКУ ЛОГАВ с целью устранения выявленных недостатков.
67. Представитель ГКУ ЛОГАВ обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивное управление исправленную базу данных по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.
68. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.
69. При отсутствии недостатков ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в ПК «Фондовый каталог».
70. После включения массива учетной базы данных в ПК «Фондовый каталог» ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей представленной базы данных.
71. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях базы данных производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.
72. Срок исполнения административной процедуры составляет 12 календарных дней с момента поступления копии массива учетной базы данных в отдел.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

73. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником отдела, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - начальником Архивного управления или его заместителем.
74. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе выездных проверок), анализ и проверку документов государственного учета, а также отчетной документации, выявление и устранение ошибок и неточностей, принятие соответствующих решений.
75. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.
76. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
77. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
78. По итогам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

79. Действия (бездействие) и решения должностных лиц, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы заявителями во внесудебном порядке и(или) в суде.
80. В досудебном (внесудебном) порядке действия (бездействие) должностных лиц Архивного управления, участвующих в исполнении государственной функции, могут быть обжалованы в том случае, если, по мнению заявителя, имели место принятие противоправных решений, нарушение прав и законных интересов заявителя, положений настоящего регламента, делового этикета.
81. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение (жалоба) заявителя.
82. Жалоба может быть подана в устной или письменной форме.
83. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема либо направлена по почте.
84. В письменной жалобе указываются:
- наименование государственного органа, в который направляется письменная жалоба;
- наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), от которой поступила жалоба;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- суть жалобы, т.е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действия (бездействие) должностного лица по соответствующему вопросу неправильными;
- должность, подпись заявителя, дата.
85. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:
- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;
- если текст жалобы не поддается прочтению.
86. Заявитель имеет право на получение в Архивном управлении информации и документов, необходимых для обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при исполнении государственной функции.
87. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Архивного управления в порядке досудебного (внесудебного) обжалования подается руководителю Архивного управления.
88. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана вице-губернатору, курирующему деятельность Архивного управления.
89. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.
90. Жалобы, поданные в устной форме, рассматриваются по общему правилу в ходе личного приема.
91. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) руководитель Архивного управления, заместитель руководителя Архивного управления принимают решения об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований.
92. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
93. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
94. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
95. О нарушении должностным лицом Архивного управления положений настоящего Административного регламента заявитель может сообщить по телефонам и адресу электронной почты Архивного управления, приведенным в настоящем Административном регламенте.
96. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие должностных лиц Архивного управления в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Сроки обжалования, юрисдикция суда и оформление соответствующих заявлений устанавливаются процессуальным законодательством Российской Федерации.
Приложение 1
Форма паспорта

___________________________________
 (наименование и адрес получателя)

Кем представляется ________________
(наименование
___________________________________
и адрес отчитывающейся организации)

    Паспорт ______________________________________________________
_______________________________________ архива на 1 января ____ г.
    (название архива)

1. Состав и объём архивных документов

Показатели      	Код 
стр.	Кол-
во  
фон-
дов	Количество ед. хр.	Кол-во ед.хр.,   
принятых на 
временное
хранение	
			всего	в том числе		
				внесённых в  
описи  	секретных
<*>	учтённых
особо   
ценных  		
А	Б	1	2	3	4	5	6	
Документы на   бум.
основе. Всего:     	
101							
в т.ч.:            
Управленческая     
документация       	

102							
Документы   личного
происхождения      	
103				
X  			
НТД                	104							
Документы        по
личному составу    	
105					
X   		
Кинодокументы      	106							
Фотодокументы      	107							
Фонодокументы	108							
Видеофонограммы    	109							
МЧД                	110							
Микроформы       на
правах подлинников 	
111				
X  			
Итого:             	112							
--------------------------------
<*> Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

Показатели       	Код 
стр.	Количество ед. учёта       	
		всего  	в том числе внесённых в описи	
А	Б	2	3	
Кинодокументы      	106 			
Фонодокументы	108 			
Видеофонограммы    	109 			
МЧД                	110 			
Микроформы       на
правах  подлинников
(кадров)           	

111		
Документы  л/п,  не
внесённые  в  описи
(документов)       	

103		

2. Состав и объём страхового фонда копий архивных документов

Показатели     	Код 
стр.	Количество ед. хр.	Объём стр. фонда    	
		скопированных  
для  страх.  фонда   	имеющих  
фонд     
пользования	кол-во
кадров
негатива	кол-во ед. хр. страхового фонда     	
А	Б	1	2	3	4	
Документы на   бум.
основе. Всего:     	
201					
в т.ч.:            
Управленческая     
документация       	

202					
Документы   личного
происхождения      	
203					
НТД                	204					
Документы        по
личному составу    	
205	
X   		
X  	
X     	
Кинодокументы      	206			X  		
Фотодокументы      	207			X  		
Фонодокументы	208			X  		
Видеофонограммы    	209			X  		
МЧД                	210			X  		
Микроформы       на
правах подлинников 	
211					
Итого:             	212					

3. Состав и объём научно - справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Показатели   	Код 
стр.	Количество    
описей    
(книг учёта и описания)    	Закаталогизировано 	Создано баз данных о  
составе и содержании 
документов 	
			количество  
фон-
дов	количество  
ед. хр. 
ед. уч. 	количество  составленных карточек 		
		всего	из них в
полном  
комплекте   				кол-
во  БД  	инф.  объём 
(в МБайт)	
						всего	из  них 
включено в каталоги			
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	
Документы на    
бум.основе.
Всего:          	

301									
в т.ч.:         
Управленческая  
документация    	

302									
Документы       
личного         
происхождения   	

303									
НТД             	304									
Документы     по
личному составу 	
305									
Кинодокументы   	306									
Фотодокументы   	307									
Фонодокументы	308									
Видеофонограммы 	309									
МЧД             	310									
Микроформы    на
правах          
подлинников     	

311									
Итого:          	312									

3.2. Справочно - информационные издания:

Показатели                       	Код строки	Кол-во	
А                           	Б	1   	
Изданные справочники.                        
Всего:                                       	
314   		
в т.ч.:                                      
Путеводители, краткие справочники по фондам  	
315   		
Других типов                                 	316   		
По административно - территориальному делению	317   		
По истории учреждений                        	318   		
--------------------------------
<*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объём научно - справочной библиотеки

Показатели           	Код строки  	Количество    	
А            	Б	1        	
Книги и брошюры             	401       		
Газеты                      	402       		
Журналы                     	403       		
Др. виды печатной продукции 	404       		

5. Условия хранения документов

Показатели                           	Код    
стр.   	Кол-во	
А                              	Б	1  	
Зданий (помещения) архива. Всего:                	501   		
в т.ч.: специальные                              	502   		
приспособленные                                  	503   		
Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего	504   		
в т.ч. металлических                             	505   		
деревянных                                       	506   		
смешанных                                        	507   		
Степень загруженности (в %)                      	508   		
Оснащённость зданий сигнализацией (в %): охранная	509   		
пожарная                                         	510   		
Закартонировано ед. хр.                          	511   		

    Руководитель _______________   _______________________________
                    (подпись)           (расшифровка подписи)
    "__" __________________ 20__ г.

              ______________________________________________________   (фамилия и телефон исполнителя)

Название государственного архива 
	Приложение 2	

СВЕДЕНИЯ
об изменениях в составе и объёме фондов  
на 1 января 200_ года 

№ п/п	
№ 
фонда	
Название фонда	Название, № и дата документа, на основании которого произошли изменения	Поступило	Выбыло	Общее кол-во ед.хр. в фонде 	Имеющих страховые копии	Примечание	
				Название описи, аннотация документов	кол-во 
ед.хр./крайние даты	Название описи, аннотация документов	кол-во 
ед.хр./крайние даты	внесённых в описи ед.хр.	Неописан
ных ед.хр. /документов			
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	

Итого: за ___________поступило ___________ фондов ____________ ед.хр. (документов, листов)
                                       выбыло ______________ фондов ____________ ед.хр. (документов, листов)
                                       созданы страховые копии на ________________ ед.хр. 

На 01.01.200_ г. в архиве по списку фондов числятся с № ____ по № ____ _____ номеров фондов,
                            в том числе: номеров, числящихся в наличии _______ фондов _______ ед.хр. (документов, листов):
                            номеров фондов, переданных и объединенных (документы которых использовались и номер занимать нельзя) ________
                            утраченных ______________ фондов
                            свободных номеров ______________

Руководитель                                        Подпись                                          Расшифровка подписи
Дата
Приложение 3
КАРТОЧКА ФОНДА 
Форма карточки фонда (лицевая сторона)

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки фонда в фондовый каталог	Архивный орган	Место хранения фонда	№ фонда	
				Форма собственности	
				Срок  хранения
	
Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда	

		
Объём фонда на     1 января	годы 					
	количество ед.хр. (документов)					
	в т.ч. неописанных ед.хр. (документов					
	имеющих страховые копии					

Форма карточки фонда (оборотная сторона)

Название описи, 
аннотация документов	Нач. годы	Кон.годы	Название описи, аннотация документов	Нач. годы	Кон.годы	
1	2	3	4	5	6	

Прежний номер фонда _________________________________________________________________
Примечание _____________________________________________________________________
Наименование должности работника           Подпись              Расшифровка подписи
Дата

Приложение 4
Перечень реквизитов, обязательных для заполнения 
учётной базы данных «Архивный фонд»

Обязательному заполнению подлежат следующие поля базы данных «Архивный фонд»:
1.	в режиме Архивист:
поля экранов 1-3 раздела ФОНД;
поля раздела ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ;
поля раздела ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ;
поля раздела НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ;
поля раздела ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
2.	в режиме Администратор:
поля раздела ПАСПОРТ АРХИВА.
                
Приложение 5
Кому представляется _____________________
(наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
(наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________

СВЕДЕНИЯ
О СОСТОЯНИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ -
ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ,
РАЙОННЫХ, ГОРОДСКИХ АРХИВОВ
НА 1 ДЕКАБРЯ 20__ ГОДА

1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

Показатели   	Код стр.	Всего	Из них имеют            	
			согласованные с  
архивными 
учреждениями.   	помещения
для  хранения 
документов	штатных
работников	полностью подготовили документы к передаче на пост. хранение (утвердили описи на ЭПК арх. учреждения)	
			номенкла-
туры
дел 	инструкции
по  елопроизвод- 
ству				
А	Б	1	2	3	4	5	6	
Общее         количество   организаций   	
101							
Количество  негосударственных
организаций 	102							
Количество организаций   
профиля комплектования
госархивов (всего)	103							
Количество негосударственных        
организаций   профиля       
комплектования госархивов
	104							
Количество организации профиля       
комплектования районных, городских архивов (всего)   	105							
Количество  негосударственных организаций   профиля    комплектования районных,    городских  архивов       	106							
Количество    
объединённых  
ведомственных 
архивов       	107		

X 	

X 			

X        	
Количество    
архивов     по
личному       
составу    при
администрациях	108		

X 	

X 			

X        	

Примечание. 1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101 - 106, 201 - 206.
2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему ГАС.

2. Сведения об управленческой документации

Показатели	Код 
стр.	Документы постоянного хранения	Документы по личному составу	Образуется в год дел 
постоянного хранения	
		всего
ед. хр. 	крайние   
даты	из  них внесены в описи, утверждённые ЭПК архивного учреждения 	крайние  даты	хранится
сверх установленного срока			
							всего
ед. хр. 	из них  внесены в описи,  согласованные ЭПК  		
			начальная	конечная		начальная	конечная					
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	
Во всех
организациях	201											
В негосударс-
твенных органи-
зациях	202											
В организациях профиля   
комплектования
госархивов
(всего)	203											
В негосударс-
твенных органи-
зациях профиля
комплектования
госархивов	204											
В организациях профиля   комп-  
лектования
районных,   
городских
архивов
(всего)	205											
В негосударс-
твенных органи-
зациях профиля
комплектования
районных,   
городских
архивов	206											
В объединен-
ных ведомс
твенных
архивах	207											
В архивах до-
кументов по 
личному составу
при админист-
рациях 	208	

X 	

X  	

X  	

X  	

X   	

X  	

X  			

X  	

3. Сведения об организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно - технической документацией

Показатели	Код 
стр.	Количество    
организаций	Кол-во ед. хр. (томов, папок) <*>	
			всего ед. хр.	крайние даты	из  них 
внесено	крайние   даты	хранится
сверх установ- 
ленного срока	
		всего	имеющих
помещения
для  хранения
документов 	имеющих
штатных работников архива 						
						начальная	конечная		начальная	конечная		
								в описи, 
утверждённые ЭПК 
архивного 
учреждения				
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	
Организации	301											
В том  числе  
негосударствен- 
ные организации	302											
--------------------------------
<*> Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.

4. Сведения о кинофотофонодокументах

Виды   
организаций	Код 
стр.	Кол-во орг.,    состоящих на  учёте арх. учр.	Количество ед. хр.	
			всего	крайние  даты	из них внесено в описи, утверждённые
ЭПК архивного учреждения	хранится
сверх
установ- 
ленного
срока	
		всего	из них  имеют					
					начальная	конечная			
							всего	крайние  даты		
			помещения
для  хранения
документов 	штат. работ.							
									начальная	конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	
Организации, хранящие 
кинодокументы 
(всего)	401											
Негосударственные
организации, хранящие кинодокументы  	402											
Организации, хранящие 
фотодокументы  
(всего)	403											
Негосударственные
организации, хранящие
фотодокументы  	404											
Организации, хранящие 
фонодокументы  
(всего)	405											
Негосударственные
организации, хранящие фонодокументы  	406											
Организации, хранящие видеозаписи  (всего)	407											
Негосударственные
организации, хранящие видеозаписи   	408											

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов <*>

--------------------------------
<*> Заполняется только Росархивом.

Код 
стр.	Количество организаций 	
	всего	из них имеют      	
		помещения 
для хр. документов	штатных
работников	
А  	1  	2    	3   	
501 				

Показатели	Код стр.	Количество  ед. хр.	Крайние  даты	
		всего	крайние  даты	из них внесено 
в описи, книги 
учёта и описания		
					начальная	конечная	
			начальная	конечная				
А         	Б	1  	2  	3  	4       	5  	6  	
Научно - техническая документация    	502 							
Кинодокументы   	503 							
Фотодокументы   	504 							
Фонодокументы	505 							
Видеозаписи     	506 							
Документы на  машинных  носителях       	507 							

    "__" ______ 20__ г.           Руководитель

    _______________________________
    (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 6
Кому представляется _______________________________
                                      (наименование и адрес   получателя)
Кем представляется ________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
 _________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся  организации)
          
ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ 20__ ГОДА
1. Общие сведения
Код стр.	Количество фондов	Площадь архивохранилища (в кв. метрах)         	Загруженность архивохранилища (в процентах)            	
А  	1   	2           	3            	
101 				
2. Сведения о документах
Показатели 	Код стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние  даты	из них внесено в описи, утверждённые  
(согласованные) ЭПК архивного учреждения	хранится сверх
установлен-ного срока	Образу-ется в 
год  дел	
			начальная	конечная				
					всего	крайние даты			
						начальная	конечная			
А    	Б	1  	2  	3 	4 	5  	6  	7   	8  	
Постоянного хранения    	201 									
По личному  составу     	202 							x   		

3. Кадры  

Код строки
	
Количество штатных работников	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
- Хранилище:  есть,  нет;  сухое, сырое; светлое, темное.
- Отопление: центральное,  печное, отсутствует.
- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.
- Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
- Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.	
301			

    "__" ______ 20__ г.           

Руководитель предприятия, организации
_______________________________
   (подпись)
   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 6а

Кому представляется ____________________________
(наименование и адрес получателя
Кем представляется _____________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
  ______________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТЫ
НА 1 ДЕКАБРЯ 20__ ГОДА

1. Кинодокументы

Показатели      	Код стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние   даты	из них внесено 
в описи, утверждённые  
(согласованные) ЭПК    
архивного учреждения	хранится сверх установленного 
срока   	
			начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А          	Б	1  	2  	3 	4 	5  	6  	7   	
На 35-мм пленке   	101 								
На 16-мм пленке   	102 								

2. Фотодокументы

Показатели      	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние  даты	из них внесено в описи, утверждённые (согласованные) ЭПК  архивного учреждения     	хранится сверх
установленного 
срока   	
			начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А          	Б	1  	2  	3 	4 	5  	6  	7   	
Негативы  	чёрно - белые  	201 								
	цветные	202 								
Позитивы  на пленке,
диапозитивы (слайды)       	чёрно - белые  	203 								
	цветные	204 								
Фотоотпечатки		205 								
Фотоальбомы	количество
альбомов	206 								
	количество
снимков	207 								

3. Фонодокументы

Показатели      	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние   
даты	из них внесено 
в описи, утверждённые  
(согласованные) ЭПК    
архивного учреждения	хранится сверх
установленного 
срока	
			начальная	конечная			
					всего	крайние   
даты		
						начальная	конечная		
А          	Б	1  	2  	3 	4 	5  	6  	7   	
Магнитные записи  	301 								
Граммофонные записи            	302 								
Записи на других носителях         	303 								

4. Видеозаписи

Показатели      	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние   
даты	из них внесено в описи, утверждённые ЭПК            
архивного учреждения	хранится сверх
установленного 
срока	
			начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А          	Б	1  	2  	3 	4 	5  	6  	7   	
Видеозаписи       	401								

    5. Кадры  

Код строки
	
Количество штатных работников	Условия хранения      документов (нужное подчеркнуть):
- Хранилище:  есть,  нет;  сухое, сырое; светлое, темное.
- Отопление: центральное,    печное, отсутствует.
- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.
- Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
- Температурно- влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.	
301			

    "__" ______ 20__ г.           
Руководитель предприятия, организации
_______________________________
   (подпись)
   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 6 б

Кому представляется _____________________
(наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
(наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
(форма собственности отчитывающейся
           организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ
НАУЧНО - ТЕХНИЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ 20__ ГОДА

1. Научно - техническая документация. Общие сведения

Показатели          	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	
			начальная	конечная	
А              	Б	1   	2    	3    	
Научно - исследовательская   	101				
Конструкторская              	102				
Технологическая              	103				
Проектная                    	104				
Прочие виды                  	105				
Всего                        	106				
2. Научно - техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации

Показатели     	Код 
стр.	Количество проектов,   
проблем (тем), утверждённых   
ЭПК архивного учреждения	Крайние   
даты	Количество ед. хранения	
				внесено в  описи,  утверждённые ЭПК  архивного учреждения,
всего	крайние даты	хранится сверх
установленного
срока	
			начальная	конечная				
						Начальная	Конечная		
А            	Б	1   	2  	3 	4  	5  	6 	7  	
Научно -         
исследовательская	
201								
Конструкторская  	202								
Технологическая  	203								
Проектная        	204								
Прочие виды      	205								
Всего            	206								

3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)

Показатели    	Код 
стр.	Количество баз   
данных	Объём  
записанной 
информации   
(Мбайт)	Сведения о документах на машинных носителях	
				количество   
ед.  зр.  (дМН)	объём 
записанной 
информации     
(Мбайт)	крайние даты	
						Начальная	Конечная	
А        	Б	1   	2   	3  	4    	5  	6  	
Документы на      
машинных носителях
информации        	301 							

4. Управленческая документация

Показатели      	Код стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	из них внесено в описи, утверждённые  
(согласованные) ЭПК  архивного учреждения	хранится сверх
установленного 
срока	
			начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А          	Б	1  	2  	3 	4 	5  	6  	7   	
Постоянного хранения          	401								
По личному составу	402								

    5. Кадры  

Код строки
	
Количество штатных работников	Условия хранения      документов (нужное подчеркнуть):
- Хранилище:  есть,  нет;  сухое, сырое; светлое, темное.
- Отопление: центральное,    печное, отсутствует.
- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.
- Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
- Температурно- влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.	
301			

    "__" ______ 20__ г.           

Руководитель предприятия, организации
_______________________________
   (подпись)
   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)