Утвержден
приказом
архивного комитета
Ленинградской области
от 15.02.2011 № 5

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И АРХИВНЫМИ ФОНДАМИ»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению государственной функции «Комплектование архивными документами и архивными фондами» (далее - государственная функция) определяет порядок комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами государственного казенного учреждения «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» (далее - ГКУ ЛОГАВ), последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия ГКУ ЛОГАВ, Архивного управления Ленинградской области (далее - Архивное управление) с юридическими и физическими лицами.

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области (организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Государственная функция исполняется ГКУ ЛОГАВ.
3. В процессе исполнения функции ГКУ ЛОГАВ взаимодействует с Архивным управлением.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
- Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч. 1, ст. 3448);
- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 13.10.1997, № 41, с. 8220-8235);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 года, в редакции приказа Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 года № 68, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 года, регистрационный № 13893, Российская газета, № 89, 20 мая 2009 года);
- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 9 октября 2007 года № 10291);
- постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года № 83 «Об обеспечении сохранности архивных документов» («Вестник Правительства Ленинградской области» № 16, 13 мая 2005 года);
- постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 года № 12 «О переименовании Архивного комитета Ленинградской области в Архивное управление Ленинградской области и об утверждении Положения об Архивном управлении Ленинградской области (Официальный интернет-портал Администрации Ленинградской области http://www.lenobl.ru, 3 февраля 2014 года);
- приказом Архивного управления Ленинградской области от 6 июня 2014 года № 15 «Об утверждении Административного регламента исполнения Архивным управлением Ленинградской области государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области, организаций - источников комплектования государственного казенного учреждения «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» (Официальный интернет-портал Администрации Ленинградской области http://www.lenobl.ru, 6 июня 2014 года).

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является:
- для юридических лиц - составление акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 1);
- для физических лиц, передающих документы из личных архивов, - составление акта приема на хранение архивных документов личного происхождения (приложение 2);
- при отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении ГКУ ЛОГАВ архивных документов физических лиц, а также о возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве результатом является составление акта возврата архивных документов в двух экземплярах (приложение 3).
6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является передача архивных документов в государственный архив и утверждение акта их приема-передачи либо оформление акта возврата архивных документов личного происхождения.

Описание физических и юридических лиц и(или) их представителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти (организациями) при исполнении государственной функции

7. Архивные документы принимаются на государственное хранение от:
7.1. Органов государственной власти, иных государственных органов.
7.2. Государственных унитарных предприятий (включая казенные предприятия).
7.3. Государственных учреждений.
7.4. Российских и иностранных организаций.
7.5. Международных организаций в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
7.6. Физических лиц - граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.
8. От имени физических лиц архивные документы могут передавать родственники, у которых хранятся архивные документы, а также представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
9. От имени юридических лиц архивные документы могут передавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, а также представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.

Взимание платы за исполнение государственной функции

10. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Информация о местах нахождения и графике работы органов исполнительной власти Ленинградской области (организаций), исполняющих государственную функцию

11. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции. Место нахождения:
- Архивного управления: 191124, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3; тел. (812)539-4175; e-mail: arh@lenreg.ru;
- ГКУ ЛОГАВ: 188800, г. Выборг, ул. Штурма, 1; тел. (813-78)2-15-00; e-mail: obl.archiv@mail.ru.
12. Режим работы:
- Архивного управления:

День недели	Время работы	Приемные дни	
Понедельник	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Вторник	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Среда	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Четверг	с 9.00 до 18.00	приемный день	
Пятница	с 9.00 до 17.00	приемный день	

- ГКУ ЛОГАВ:

День недели	Время работы	Перерыв на обед	Приемные дни	
Понедельник	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	неприемный день	
Вторник	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	приемный день (10.00-15.00)	
Среда	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	неприемный день	
Четверг	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	приемный день (10.00-15.00)	
Пятница	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	неприемный день	

13. Сведения о месте нахождения Архивного управления и ГКУ ЛОГАВ, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области http://lenobl.ru на странице Архивного управления http://www.archive.lenobl.ru.
14. Официальный сайт государственных услуг Ленинградской области - http://www.gu.lenobl.ru/.
15. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- в электронном виде;
- при личном обращении;
- на официальном сайте Администрации Ленинградской области: www.lenobl.ru.
При ответах на телефонные звонки специалисты отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления и отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов ГКУ ЛОГАВ подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
16. При информировании посредством личного обращения работники отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления и отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов ГКУ ЛОГАВ обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного управления, ГКУ ЛОГАВ.
17. При информировании по письменным обращениям работники отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления и отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов ГКУ ЛОГАВ обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.
18. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.
19. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней.
20. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.
21. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного управления и помещениях ГКУ ЛОГАВ, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:
- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного управления и ГКУ ЛОГАВ;
- блок-схема исполнения государственной функции;
- порядок обжалования решения, действия или бездействия Архивного управления и(или) ГКУ ЛОГАВ;
- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;
- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;
- основания отказа в исполнении государственной функции.
22. Вся перечисленная информация располагается также на портале государственных (функций) Ленинградской области и интернет-странице Архивного управления Ленинградской области.

Сроки исполнения государственной функции

23. Минимальный срок исполнения государственной функции составляет 3 месяца с момента утверждения списка источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.
24. Предельный срок исполнения государственной функции устанавливается в зависимости от сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования до их передачи на постоянное хранение.

Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо прекращения исполнения государственной функции

25. Прекращение исполнения государственной функции возможно по следующим основаниям:
- отсутствие утвержденных или согласованных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения или по личному составу;
- отсутствие договора передачи архивных документов на государственное хранение в случаях, установленных законодательством;
- архивные документы, передаваемые на хранение в ГКУ ЛОГАВ, не упорядочены в соответствии с требованиями, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае ее ликвидации.
26. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является отсутствие свободных площадей для комплектования в ГКУ ЛОГАВ.

Требования к местам исполнения государственной функции

27. Вход в здание, где располагается ГКУ ЛОГАВ, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы ГКУ ЛОГАВ.
28. Рабочее место каждого работника ГКУ ЛОГАВ, ответственного за исполнение государственной функции, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствами.

III. Административные процедуры

Последовательность действий при исполнении государственной функции

29. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
29.1. Определение источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.
29.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в ГКУ ЛОГАВ.
29.3. Прием-передача архивных документов в ГКУ ЛОГАВ.
30. Блок-схема, закрепляющая последовательность действий при исполнении государственной функции, представлена в приложении 4 к настоящему Административному регламенту.

Определение источников комплектования ГКУ ЛОГАВ

31. Основанием для начала исполнения административной процедуры является:
31.1. Выявление Архивным управлением, ГКУ ЛОГАВ предполагаемых источников комплектования в обязательном порядке.
31.2. Письменное обращение юридического или физического лица в Архивное управление, ГКУ ЛОГАВ о включении в список источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.
32. Проекты списков источников комплектования ГКУ ЛОГАВ согласовываются Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного управления (далее - ЦЭПМК).
33. Порядок рассмотрения списков источников комплектования ГКУ ЛОГАВ в Архивном управлении осуществляется в соответствии с Административным регламентом, утвержденным приказом Архивного управления от 27 февраля 2010 года № 5.
34. Срок исполнения данной административной процедуры составляет 30 календарных дней с момента выявления предполагаемого источника комплектования либо с момента обращения юридического или физического лица в Архивное управление, ГКУ ЛОГАВ с заявлением в свободной форме о включении в список источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.
35. Результатом административной процедуры является распоряжение Архивного управления о согласовании списка комплектования ГКУ ЛОГАВ и изменений в него.

Определение состава архивных документов, подлежащих приему в ГКУ ЛОГАВ

36. Основанием для начала исполнения административной процедуры является включение юридического или физического лица в число источников комплектования ГКУ ЛОГАВ, влекущее необходимость определения перечня дел, подлежащих приему на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ.
37. Перечень дел, подлежащих приему от юридических лиц на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ, определяется номенклатурой дел организации - источника комплектования.
38. Номенклатура дел подлежит ежегодному утверждению руководителем юридического лица и один раз в пять лет подлежит согласованию с Архивным управлением либо экспертно-проверочной методической комиссией ГКУ ЛОГАВ (далее - ЭПМК ГКУ ЛОГАВ) в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
39. Ежегодно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, представляются организациями - источниками комплектования на рассмотрение ЦЭПМК Архивного управления.
40. ГКУ ЛОГАВ вправе самостоятельно согласовывать в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
41. ЦЭПМК Архивного управления на основании проведенного специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов анализа представленных документов и их письменных заключений принимает решение:
- об утверждении описей дел (или их годовых разделов) постоянного хранения, представленных источниками комплектования ГКУ ЛОГАВ;
- о согласовании описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, о согласовании актов о неисправимых повреждениях архивных документов, о согласовании актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.
42. При наличии замечаний представленные документы с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в источник комплектования для анализа полученных замечаний и их устранения.
43. Представление номенклатур дел, описей дел, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, осуществляется в срок не позднее чем за 10 рабочих дней до даты заседания ЦЭПМК Архивного управления.
44. Согласование номенклатур, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и утверждение описей дел постоянного хранения осуществляются в срок не более двух месяцев со дня поступления необходимых архивных документов в Архивное управление.
45. Срок исполнения административной процедуры составляет шестьдесят календарных дней со дня поступления всех необходимых документов в Архивное управление.
46. Результатом исполнения административной процедуры является определение состава архивных документов путем утверждения описи дел постоянного хранения в отношении конкретного источника комплектования.

Прием-передача архивных документов в ГКУ ЛОГАВ

47. Основанием для приема архивных документов в ГКУ ЛОГАВ является утверждение директором ГКУ ЛОГАВ согласованного с источником комплектования графика приема-передачи архивных документов.
48. Допускается внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы уничтожения, утраты архивных документов.
49. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей может быть осуществлен досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основе договора.
50. Основаниями для начала исполнения административной процедуры являются:
- наличие у юридического лица выписки из утвержденного ГКУ ЛОГАВ в конце предыдущего года графика приема документов на государственное хранение, которая направляется источнику комплектования в начале календарного года;
- письменное обращение юридического или физического лица в Архивное управление, ГКУ ЛОГАВ посредством почтовой связи;
- решение арбитражного суда о признании юридического лица банкротом, введении конкурсного производства или решение организации о самоликвидации.
51. ГКУ ЛОГАВ за месяц до установленного графиком приема срока в письменной форме информирует источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение документов.
52. В определенные графиком сроки ГКУ ЛОГАВ организует прием документов на хранение.
53. Прием архивных документов личного происхождения в ГКУ ЛОГАВ осуществляется на основании решения ЦЭПМК Архивного управления и ЭПМК ГКУ ЛОГАВ по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
54. При передаче документов на хранение:
54.1. Юридическими лицами представляются:
54.1.1. Письмо (заявление) с просьбой о приеме документов.
54.1.2. Утвержденные ЦЭПМК Архивного управления либо ЭПМК ГКУ ЛОГАВ описи дел постоянного хранения (в 4 экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним.
54.1.3. Историческая справка, содержащая сведения о юридическом лице и его архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах).
54.1.4. Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимом повреждении документов в случае отсутствия архивных документов.
54.1.5. Справка о причинах отсутствия документов, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.
54.2. Физическими лицами представляются:
54.2.1. Письмо (заявление) с просьбой о приеме документов.
54.2.2. Биографическая справка о физическом лице и аннотация архивных документов (при первом приеме), дополнение к биографической справке (при последующих приемах).
54.3. При приеме архивных документов на хранение в связи с ликвидацией юридического лица либо прекращением физическим лицом предпринимательской деятельности также представляются:
54.3.1. Письмо (заявление) с просьбой о приеме документов.
54.3.2. Документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином (копия).
54.3.3. Описи дел по личному составу (в 3 экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним.
54.3.4. Историческая справка о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде.
55. Ответственным за прием архивных документов на хранение является работник ГКУ ЛОГАВ, в должностном регламенте которого закреплена соответствующая обязанность (далее - ответственный за прием).
56. При приеме архивных документов ответственный за прием проводит проверку их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверку наличия и состояния страховых копий на особо ценные и уникальные документы и проверку комплектности учетных документов.
57. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в ГКУ ЛОГАВ.
58. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись.
59. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке.
60. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.
61. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
62. Документы, созданные ГКУ ЛОГАВ в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел, архивных документов, которая утверждается ЦЭПМК Архивного управления или ЭПМК ГКУ ЛОГАВ. Прием указанных архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение.
63. Прием секретных архивных документов от источников комплектования государственного архива осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.
64. Срок исполнения административной процедуры составляет до 10 рабочих дней.
65. Результатом выполнения административной процедуры является прием архивных документов на хранение, оформленный актом приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах.
66. Один экземпляр акта приема-передачи архивных документов на хранение остается в ГКУ ЛОГАВ, другой - в источнике комплектования.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений ответственными должностными лицами

67. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником отдела формирования государственного архивного фонда методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - начальником Архивного управления или его заместителем, директором ГКУ ЛОГАВ.
68. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя:
- анализ выполнения плановых показателей в квартальных и годовых отчетах по приему архивных документов на хранение в ГКУ ЛОГАВ от источников комплектования в соответствии с представленными графиками комплектования;
- проверки достоверности представляемых показателей и соблюдения установленного порядка передачи архивных документов на хранение в период плановых проверок работы ГКУ ЛОГАВ.
69. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.
70. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
71. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
72. По итогам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции

73. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивного управления и ГКУ ЛОГАВ, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы пользователями во внесудебном порядке и(или) в суде.
74. В досудебном (внесудебном) порядке действия (бездействие) должностных лиц Архивного управления, ГКУ ЛОГАВ, участвующих в исполнении государственной функции, могут быть обжалованы в том случае, если, по мнению заявителя, имели место принятие противоправных решений, нарушение прав и законных интересов заявителя, положений настоящего Административного регламента, делового этикета.
75. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение (жалоба) заявителя.
76. Жалоба может быть подана в устной или письменной форме.
77. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема либо направлена по почте.
78. В письменной жалобе указываются:
- наименование государственного органа, в который направляется письменная жалоба;
- наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), от которого поступила жалоба;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы, т.е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действия (бездействие) должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;
- должность, подпись заявителя, дата.
79. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:
- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;
- если текст жалобы не поддается прочтению.
80. Заявитель имеет право на получение в Архивном управлении, ГКУ ЛОГАВ информации и документов, необходимых для обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при исполнении государственной функции.
81. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Архивного управления в порядке досудебного (внесудебного) обжалования подается начальнику Архивного управления, директору ГКУ ЛОГАВ. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана вице-губернатору Ленинградской области, курирующему деятельность Архивного управления.
82. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.
83. Жалобы, поданные в устной форме, рассматриваются по общему правилу в ходе личного приема.
84. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) начальник Архивного управления, заместитель начальника Архивного управления, директор ГКУ ЛОГАВ принимают решения об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований.
85. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
86. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
87. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
88. О нарушении должностным лицом Архивного управления, ГКУ ЛОГАВ положений настоящего Административного регламента заявитель может сообщить по телефонам и адресу электронной почты Архивного управления, ГКУ ЛОГАВ, приведенным в настоящем Административном регламенте.
Приложение 1

Форма акта приёма-передачи архивных документов на хранение

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ	
			
(наименование должности руководителя		(наименование должности руководителя	
			
организации-сдатчика)		организации-приёмщика)	
							
(подпись)		(расшифровка подписи)		(подпись)		(расшифровка подписи)	
	М.П.			М.П.	
(дата)			(дата)		
АКТ
	№		
(дата)			
приёма-передачи архивных
документов на хранение
(основание передачи)

(название передаваемого фонда)
	сдал,
(название организации-сдатчика)
	принял
(название организации-приёмщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
№
п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания	
1	2	3	4	5	

Итого принято		ед. хр.	

Передачу произвели:		Приём произвели:	
											
(должность)		(подпись		(расшифровка подписи)		(должность)		(подпись		(расшифровка подписи)	
					
(дата)			(дата)		

Фонду присвоен №		
Изменения в учётные документы внесены
					
(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

(дата)

Приложение 2

Форма акта приёма на хранение архивных документов личного происхождения

АКТ		

УТВЕРЖДАЮ	
			
	№			Директор		
(дата)					(название архива)	
			
приёма на хранение архивных					
документов личного происхождения
		(подпись)		(расшифровка подписи)	
			М.П.	
		(дата)		
На основании решения ЭПМК
(протокол от		№		)	
и договора от  

	сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы  
(общая характеристика документов)

в количестве		ед. хр. (условных)		документов (листов)	
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен №  

Собственник/владелец				
(нужное подчеркнуть)	(подпись)		(расшифровка подписи)	

(наименование должности работника)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

(дата)
Изменения в учётные документы по результатам описания внесены
					
(наименование должности работника)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

(дата)

Приложение 3

Форма акта возврата архивных документов собственнику

(название архива)
АКТ		УТВЕРЖДАЮ	
	№			Директор		
(дата)					(название архива)	
возврата архивных документов собственнику					
		(подпись)		(расшифровка подписи)	
		Дата			

На основании решения ЭПМК (протокол от		№		)	
по итогам описания архивных документов фонда №  
(название фонда)

были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные документы:

(излагается краткая характеристика документов и причины их возврата собственнику)

Всего:		ед. хр.		документов (листов)	

(наименование должности работника)		(подпись)		(расшифровка подписи)	
					
(наименование должности работника)		(подпись)		(расшифровка подписи)	
Документы получены
					
		(подпись собственника)		(расшифровка подписи)	
Дата  

Изменения в учётные документы внесены
					
(наименование должности работника)		(подпись)		(расшифровка подписи)	
Дата  

	Приложение 4	
Блок-схема последовательности действий по исполнению государственной функции

посредством

самостоятельно

Приём-передача архивных документов в ГУ ЛОГАВ

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Определение источников комплектования

Проведение экспертизы ценности документов.
Утверждение описей дел постоянного срока хранения ЦЭПМК Архивного управления .

Утверждение списков источников комплектования распоряжением Архивного управления 

Согласование списков источников комплектования ЦЭПМК Архивного управления 

ГУ ЛОГАВ составляют списки источников комплектования и представляют на согласование ЦЭПМК Архивного управления

Обращения
юр./физ. лиц

ГУ ЛОГАВ, Архивное управление